Cazierul judiciar la angajare

Când poate cere firma cazierul

Două reguli se aplică împreună.

• Codul muncii, art. 29 alin. (3): informațiile cerute de angajator la angajare, sub orice formă, nu pot avea alt scop decât aprecierea capacității de a ocupa postul și a aptitudinilor profesionale.
• Regulamentul general privind protecția datelor, art. 10: datele despre condamnări penale și infracțiuni se prelucrează numai sub controlul unei autorități de stat sau când prelucrarea este autorizată de dreptul Uniunii ori de dreptul intern, cu garanții adecvate pentru persoana vizată.

Din ele rezultă o împărțire simplă. Când o lege cere pentru post lipsa unor condamnări, ai temei să ceri certificatul și, de multe ori, obligația să o faci. Când nicio lege nu cere, temeiul lipsește sau e greu de apărat, iar un cazier pus „din obicei” în lista de acte te expune la o plângere pentru prelucrare nelegală de date.

La munca în contact cu persoane vulnerabile, greșeala costă mult: nerespectarea obligației de a cere certificatul de integritate comportamentală de către persoanele responsabile din unitate este infracțiune, pedepsită cu închisoare de la 6 luni la 3 ani sau cu amendă (Legea 118/2019, art. 21 alin. (2)).

Pentru cetățenii din afara Uniunii Europene, cazierul din țara de origine sau de reședință este unul dintre actele din dosar. Pașii sunt pe pagina despre avizul de muncă.

Dacă nicio lege nu îl cere pentru post

Pentru un vânzător fără gestiune, un programator sau un muncitor în producție nu există, de regulă, o lege care să ceară lipsa condamnărilor. Aici e bine să te oprești la actele care chiar îți trebuie: act de identitate, acte de studii sau de calificare și certificatul de la medicina muncii. Lista întreagă este în ghidul pentru primul angajat.

Dacă totuși postul are o legătură reală cu integritatea (acces la bani, la date sensibile, la locuințele clienților) și vrei să ceri cazierul, pregătește-te să arăți trei lucruri:

1. Temeiul legal pe care te sprijini. Art. 10 din regulament cere ca prelucrarea să fie autorizată de lege, iar art. 29 din Codul muncii vorbește doar în general despre informațiile cerute la angajare.
2. Legătura dintre lipsa condamnărilor și capacitatea de a ocupa postul, scrisă în fișa postului sau în regulamentul intern, nu inventată la interviu (Codul muncii, art. 29 alin. (2) și (3)).
3. Că ceri doar atât cât e necesar și nu păstrezi documentul mai mult decât îți trebuie (Regulamentul (UE) 2016/679, art. 5 alin. (1) lit. c) și e)).

Textele citite pentru această pagină nu dau o listă a posturilor pentru care cazierul poate fi cerut în lipsa unei legi speciale. Dacă ai un asemenea caz, cere o părere scrisă unui avocat sau responsabilului cu protecția datelor înainte să schimbi lista de acte.

Cine poate obține certificatul

Persoanele fizice și juridice își pot obține propriul certificat de cazier judiciar (Legea 290/2004, art. 27 alin. (1)). De aici decurg câteva lucruri practice:

• Firma nu poate cere poliției cazierul unui candidat. Îl ceri candidatului, iar el îl obține și ți-l dă.
• În locul persoanei poate merge la ghișeu un avocat cu împuternicire avocațială sau altcineva cu procură autentificată de notar (art. 31 alin. (1) lit. a)).
• Extrasul de pe cazierul judiciar este alt document: se eliberează instituțiilor publice, cu acordul expres al persoanei verificate (art. 3^1 alin. (2) lit. c)). Firmele private nu îl pot cere.

Cum obții cazierul judiciar online

Serviciul este al Poliției Române și funcționează pe platforma hub.mai.gov.ro. Este gratuit și deschis persoanelor fizice cu cetățenie română care au un cont de utilizator validat. Pașii de mai jos sunt cei de pe pagina oficială a serviciului, verificată de instituție la 6 octombrie 2026.

1. Îți faci cont și îl validezi. Te poți înregistra direct pe platformă, cu un cont de pe ghiseul.ro, cu aplicația ROeID sau, în funcție de disponibilitatea tehnică, cu cartea electronică de identitate.
2. Te autentifici și deschizi modulul „Servicii”, apoi „Acte, avize”, apoi „Obținerea certificatului de cazier judiciar pentru persoană fizică”.
3. Deschizi tabul „Solicită certificatul de cazier judiciar”. Cererea apare completată deja cu datele tale de stare civilă.
4. Alegi motivul cererii din listă, bifezi căsuța de consimțământ și apeși „Trimite cererea”.
5. Descarci certificatul. Sistemul îl generează automat, semnat electronic. Îl găsești la „Vezi document” și îl salvezi cu „Descarcă”.

Certificatul electronic este semnat cu sigiliu electronic calificat sau cu semnătură electronică calificată (Legea 290/2004, art. 28 alin. (3^1)). Trimite-i angajatorului fișierul descărcat, nu o fotografie a lui: semnătura se poate verifica doar pe fișierul original. Platforma are și o secțiune de verificare a documentelor.

Validarea contului este pasul care durează. Potrivit unui comunicat al Poliției Române din 21 iunie 2025, cine se înregistrează direct pe platformă merge o singură dată la un ghișeu al ministerului pentru confirmarea identității, iar cine vine prin ghiseul.ro își confirmă identitatea cu un card bancar emis în România. Regulile de înregistrare se pot schimba, așa că verifică pe platformă înainte să pornești.

Cum îl obții la ghișeu

Mergi la orice unitate sau subunitate de poliție care are ghișeu de cazier judiciar, indiferent de domiciliu (Legea 290/2004, art. 28 alin. (1)).

La ghișeu ai nevoie de actul de identitate în original, în termen de valabilitate, și de cererea-tip motivată, pe care o completezi acolo sau o primești tipărită din sistem pentru semnat. Potrivit paginii oficiale a serviciului, cererea o poate depune personal oricine a împlinit 14 ani, cetățenii români primesc certificatul de regulă pe loc, iar pentru cetățenii străini eliberarea durează aproximativ 30 de zile, pentru că se cere și extrasul din statul de cetățenie.

Un exemplu

Ai o firmă de curățenie și angajezi doi oameni: unul pentru birouri, altul pentru paza de noapte a depozitului. Pentru paznic, legea cere lipsa antecedentelor penale pentru infracțiuni cu intenție și spune că angajarea se face pe baza atestatului și a certificatului de cazier. Îi ceri cazierul, verifici că are cel mult 6 luni de la eliberare și îl pui la dosarul personal, care cuprinde actele necesare angajării (HG 295/2025, art. 8 alin. (3)).

Pentru omul de la curățenie nu există o lege care să ceară cazierul. Îi ceri actele obișnuite, îi faci contractul și te folosești de perioada de probă ca să vezi cum lucrează. Dacă îi ceri cazierul doar pentru că „așa se face”, strângi date despre condamnări fără temei.

Ce faci cu certificatul după ce îl primești

• Verifici data eliberării: certificatul e valabil 6 luni (Legea 290/2004, art. 27 alin. (2)).
• Îl păstrezi în dosarul personal doar când legea îl cere pentru post. Accesul la dosar îl au numai cei care lucrează cu actele de personal.
• Nu îl trimiți mai departe clienților sau partenerilor și nu îl ceri din nou „periodic” dacă legea postului nu prevede asta.
• Candidaților respinși nu le păstrezi cazierul după încheierea selecției.

Dacă primești o cerere de angajare cu un cazier atașat fără să-l fi cerut, nu ești obligat să-l folosești. Când postul nu îl cere, cel mai simplu este să-l înapoiezi.

Întrebări frecvente

Poate firma să îmi ceară cazierul la angajare?

Da, când o lege cere pentru postul respectiv lipsa unor condamnări: de exemplu la pază (Legea 333/2003, art. 36 lit. c) și art. 37 alin. (1)). În rest, informațiile cerute la angajare pot avea ca scop doar aprecierea capacității de a ocupa postul și a aptitudinilor profesionale (Codul muncii, art. 29 alin. (3)), iar datele despre condamnări penale se prelucrează numai când o lege o permite (Regulamentul (UE) 2016/679, art. 10).

Poate angajatorul să îmi verifice singur cazierul?

Nu. Certificatul de cazier judiciar îl poate obține doar persoana în cauză sau un împuternicit al ei (Legea 290/2004, art. 27 alin. (1) și art. 31). O firmă privată nu poate cere poliției cazierul unui candidat. Extrasul de pe cazier se eliberează numai instituțiilor publice, cu acordul expres al persoanei (art. 3^1 alin. (2) lit. c)).

Cât costă cazierul judiciar online?

Nimic. Certificatul de cazier judiciar poate fi obținut gratuit și în formă electronică prin Hub-ul de servicii al Ministerului Afacerilor Interne (Legea 290/2004, art. 28 alin. (3^1)).

Cât este valabil cazierul judiciar?

6 luni de la data eliberării (Legea 290/2004, art. 27 alin. (2)). Extrasele emise de alte state, dacă nu au trecut un termen, sunt valabile tot 6 luni în fața autorităților române (art. 27 alin. (3)).

În cât timp se eliberează cazierul?

Online, certificatul se generează automat după trimiterea cererii. La ghișeu, în cel mult 3 zile de la data solicitării (Legea 290/2004, art. 28 alin. (3)). Prin consulat, pentru cei aflați în străinătate, în cel mult 30 de zile (art. 29 alin. (2)).

Pot scoate cazierul online dacă nu sunt cetățean român?

Nu. În formă electronică certificatul se eliberează persoanelor fizice cu cetățenie română (Legea 290/2004, art. 28 alin. (3^1)). Cetățenii altor state depun cererea la un ghișeu de cazier al poliției, iar la certificat se atașează și extrasul din cazierul statului de cetățenie (art. 17 alin. (2)).

Poate altcineva să îmi scoată cazierul?

Da, la ghișeu: un avocat, cu împuternicire avocațială, sau altă persoană, cu procură autentificată de notar. Din procură trebuie să reiasă cine e mandatat, scopul și durata mandatului (Legea 290/2004, art. 31 alin. (1) și (2)).

Ce apare în certificatul de cazier judiciar?

Sancțiunile penale din hotărârile judecătorești definitive care produc efecte juridice (Legea 290/2004, art. 17 alin. (1)). Nu se înscriu sancțiunile pentru fapte săvârșite în timpul minorității și nici datele despre persoanele față de care s-a pus în mișcare acțiunea penală ori s-a luat o măsură preventivă (art. 18 alin. (1) lit. a) și c)).

Am fost reabilitat. Mai apare condamnarea în cazier?

Nu. Persoanele pentru care a intervenit reabilitarea judecătorească sau de drept se scot din evidența cazierului judiciar (Legea 290/2004, art. 15 alin. (1) lit. b)). La fel și cele pentru care a intervenit amnistia sau a căror faptă nu mai este prevăzută de lege ca infracțiune (lit. a) și c)).

Cazierul judiciar e același lucru cu certificatul de integritate comportamentală?

Nu. Certificatul de integritate comportamentală arată dacă persoana e înscrisă în registrul celor care au comis infracțiuni sexuale, de exploatare a unor persoane sau asupra minorilor. Îl cer obligatoriu unitățile din învățământ, sănătate, protecție socială, educație fizică și sport și orice entitate a cărei activitate presupune contact direct cu copii, persoane în vârstă, persoane cu dizabilități sau alte persoane vulnerabile (Legea 118/2019, art. 18 alin. (1)).

Surse: Legea 290/2004 privind cazierul judiciar, republicată, art. 3^1, 15, 17, 18, 27, 28, 29 și 31, cu modificările aduse prin Legea 204/2025; Legea 53/2003, Codul muncii, republicată, art. 29; Legea 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, republicată, art. 36 și 37; Legea 22/1969 privind angajarea gestionarilor, art. 4; Legea 118/2019, art. 18 și 21, cu modificările aduse prin Legea 38/2026; HG 295/2025, art. 8, toate în forma consolidată de pe legislatie.just.ro, citite la 8 octombrie 2026. Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor, art. 5 și 10. Pașii de obținere online: pagina serviciului „Obținerea certificatului de cazier judiciar pentru persoană fizică” de pe hub.mai.gov.ro, cu informațiile verificate de instituție la 6 octombrie 2026; comunicatul Inspectoratului General al Poliției Române din 21 iunie 2025.