Ordinul de deplasare (delegația)

La ce folosește ordinul de deplasare

Normele specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMFP 2634/2015, îl numesc „Ordin de deplasare (delegație)”, cod 14-5-4, și îi dau patru roluri:

• dispoziție către persoana delegată să facă deplasarea pe teritoriul țării;
• document pentru decontarea cheltuielilor făcute;
• document pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de către cel care a luat avans;
• document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se întocmește pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează să plece. Același document se folosește și pentru justificarea avansurilor date pentru cumpărături cu plata în numerar.

Din punctul de vedere al dreptului muncii, ordinul este dovada scrisă a delegării: firma dispune ca salariatul să lucreze temporar în afara locului său de muncă (Codul muncii, art. 43).

Ce trebuie să conțină

Formularul tipizat nu mai este obligatoriu. Fiecare firmă își poate adapta modelele (OMFP 2634/2015, art. 4 alin. (2)), dar un document justificativ trebuie să cuprindă elementele principale din Normele generale, pct. 2:

Circuitul documentului și numărul de exemplare le stabilește firma, prin procedurile proprii (art. 4 alin. (3)). La o firmă mică e de ajuns un exemplar, care ajunge în contabilitate împreună cu bonurile și facturile.

Cum completezi decontul

1. Înainte de plecare, treci avansul primit, dacă există.
2. La întoarcere, scrii fiecare cheltuială pe un rând: ce ai plătit, cu ce document și cât. Atașezi documentele.
3. Adaugi diurna: numărul de zile și suma pe zi stabilită la firma ta.
4. Compari totalul cu avansul. Diferența o primești sau o restitui la casierie.

Exemplu. Un salariat ia un avans de 600,00 lei. Aduce trei documente: cazare, 2 nopți 300,00 lei, combustibil 185,40 lei, parcare 45,60 lei. Cheltuielile fac 531,00 lei, deci restituie 69,00 lei. Diurna se adaugă la total, pe rândul ei.

Dacă suma cheltuită e mai mare decât avansul, pentru diferență se întocmește o dispoziție de plată către casierie. Dacă e mai mică, diferența se depune la casierie pe bază de dispoziție de încasare (cod 14-4-4).

Diurna: ce scrii în câmpul ei

Salariatul delegat are dreptul la plata transportului și a cazării și la o indemnizație de delegare, „în condițiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil” (Codul muncii, art. 44 alin. (2)). La firmele private, suma pe zi se stabilește prin contractul colectiv, prin contractul individual sau prin regulamentul intern. Pentru instituțiile publice, nivelul este fixat prin HG 714/2018.

Indemnizația de delegare nu se impozitează până la un plafon. Plafonul neimpozabil este stabilit în Codul fiscal, la art. 76 alin. (2) lit. k) și alin. (4) lit. h). Ce trece peste plafon se tratează ca venit din salarii. Modelul lasă liber câmpul de diurnă: îl completezi cu suma din regulile firmei tale.

Deplasarea în străinătate

Pentru deplasările externe, normele prevăd un formular separat: „Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)”, cod 14-5-5. Îl întocmește persoana care a făcut deplasarea, ca să justifice cheltuielile de pe toată durata ei, în valută și în lei. În generator alegi „în străinătate” și scrii moneda, iar decontul poartă acest titlu.

Ordinul de deplasare în străinătate cu cod 14-5-4/a este altceva: e gândit pentru conducătorii auto care fac transporturi internaționale cu autovehiculele firmei.

Înainte de o plecare la muncă în străinătate, firma trebuie să comunice salariatului, în timp util, țara și durata, moneda în care e plătit și prestațiile legate de munca în străinătate (Codul muncii, art. 18 alin. (1)).

Delegația de împuternicire

În vorbirea curentă, „delegație” înseamnă și hârtia cu care un om al firmei ridică marfă, acte sau reprezintă firma la o instituție: la registrul comerțului, la trezorerie, la ANAF, la înmatricularea unei mașini sau la un control. Aceasta nu este ordin de deplasare. Este o împuternicire dată de firmă unei persoane, pentru un lucru anume.

Un asemenea document arată: firma, cu sediul și codul fiscal, cine o reprezintă legal, cine este împuternicit, cu actul de identitate, la cine merge, pentru ce și până când. Îl semnează reprezentantul legal. Unele instituții au formularul lor sau cer împuternicire la notar; verifică înainte de drum. Pentru controale, vezi și registrul unic de control.

Pontajul și timpul de drum

Zilele de delegație sunt zile lucrate: pe durata delegării salariatul își păstrează funcția și toate celelalte drepturi din contract (Codul muncii, art. 42 alin. (2)). În foaia de pontaj le treci cu orele lucrate.

Codul muncii nu spune cum se socotește drumul făcut în afara programului. Ca să nu existe discuții, scrie regula în regulamentul intern: dacă orele de drum se compensează, cum și în ce limită. Dacă salariatul lucrează efectiv peste program în delegație, acelea sunt ore suplimentare.

Dacă munca presupune prin natura ei deplasări permanente, soluția nu e ordinul de deplasare la nesfârșit, ci clauza de mobilitate din contractul individual de muncă (Codul muncii, art. 25). Delegarea e temporară: cel mult 60 de zile calendaristice în 12 luni, cu prelungire doar cu acordul salariatului.

Întrebări frecvente

Ordinul de deplasare este obligatoriu?

Pentru contabilitate, da: este documentul pe baza căruia se decontează cheltuielile și se justifică avansul (Normele specifice aprobate prin OMFP 2634/2015, cod 14-5-4). Fără el, cheltuielile de deplasare nu au document justificativ.

Trebuie să folosesc formularul tipizat?

Nu. Fiecare firmă poate adapta modelele documentelor financiar-contabile după nevoile ei (OMFP 2634/2015, art. 4 alin. (2)). Documentul trebuie să păstreze elementele obligatorii: denumirea, firma, numărul și data, părțile, conținutul operațiunii, sumele și semnăturile.

Cine completează ordinul de deplasare?

Persoana care pleacă în deplasare, pentru fiecare deplasare în parte. Conducătorul firmei îl semnează înainte de plecare, iar la întoarcere se completează decontul.

Mai trebuie ștampila unității la care merg?

Normele din OMFP 2634/2015 nu cer ștampila unității vizitate. Rubricile „sosit” și „plecat” ajută doar la dovedirea perioadei de deplasare. Firma decide prin procedura proprie dacă le cere semnate; biletele, facturile de cazare și bonurile dovedesc la fel de bine deplasarea.

Cât timp poate fi delegat un salariat?

Cel mult 60 de zile calendaristice în 12 luni. Delegarea se poate prelungi pentru perioade succesive de cel mult 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului (Codul muncii, art. 44 alin. (1)).

Ce primește salariatul delegat?

Plata cheltuielilor de transport și de cazare și o indemnizație de delegare (diurna), în condițiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil (Codul muncii, art. 44 alin. (2)).

Cum se trece delegația în pontaj?

Ca zi lucrată. Pe durata delegării salariatul își păstrează funcția și toate drepturile din contract (Codul muncii, art. 42 alin. (2)). Multe firme notează ziua cu „D” lângă numărul de ore, ca să se vadă deplasarea.

Ce fac dacă am cheltuit mai mult decât avansul?

Treci toate cheltuielile în decont, cu documentele lor. Diferența o primești de la casierie pe bază de dispoziție de plată. Dacă ai cheltuit mai puțin, restitui diferența pe bază de dispoziție de încasare (cod 14-4-4).

Delegația pentru ridicarea unor acte este tot ordin de deplasare?

Nu. Aceea este o împuternicire: firma arată că o anumită persoană o reprezintă într-un loc, pentru un lucru anume. Nu are decont și nu ține de regulile delegării din Codul muncii. Generatorul de mai sus are și acest model.

Surse: Legea 53/2003, Codul muncii, republicată, art. 18, 25, 42-44; OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, art. 3 și 4, cu Normele generale (pct. 2) și Normele specifice (cod 14-5-4, 14-5-4/a, 14-5-5, 14-4-4); Legea 227/2015, Codul fiscal, art. 76 alin. (2) lit. k) și alin. (4) lit. h); HG 714/2018, în forma consolidată de pe legislatie.just.ro. Verificat la 8 octombrie 2026.